Постоянное улучшение процессов становится необходимостью для эффективного функционирования предприятия. Цены, конкуренция постоянно растут. Изменяется внутренняя и внешняя среда. Стабильные процессы становятся хаотичными, поставщики, с которыми было налажено успешное многолетнее сотрудничество, вдруг меняют качество продукции.
Несмотря на очевидные выгоды от внедрения процесса постоянного улучшения, он может «буксовать», оказаться сложным для реализации на практике. В данной статье давайте рассмотрим некоторые из главных сложностей, с которыми предприятия сталкиваются при постоянном улучшении процессов.
- Парадокс, но факт. На первое место поставим непонимание необходимости постоянного улучшения. Многие сотрудники и руководители могут «снижать планку» требовательности, могут не видеть целесообразности в реализации комплексного процесса улучшений, так как можно ограничиться решением конкретного вопроса. Например, машина транспортной компании доехала до потребителя с повреждениями продукции. Решаем задачу с конкретным клиентом, обмениваем или компенсируем затрата на поврежденный товар, не задумываемся далее о причинах повреждений. Может использоваться такое постоянное улучшение в менеджменте? Да, если речь не идет о системном случае или случае высокой значимости (по разным критериям).
- На месте 2 – «всё плохо». Нет ясного плана и целей, кажется, что все процессы идут не так, нет ресурсов на постоянное улучшение по всем фронтам. Без определенного плана и конкретных целей, постоянное улучшение процессов может превратиться в точечные мероприятия-реакции, которые недовыполняются и недоконтролируются. Необходимо определить, какие процессы нуждаются в улучшении, установить цели и разработать план действий. Это требует ясного видения и лидерства со стороны руководства.
- Сопротивление изменениям. Сопротивление изменениям является одним из наиболее распространенных препятствий для улучшения процессов на предприятиях. Сотрудники могут опасаться потери своего рабочего места (особенно, если улучшение процессов связано с внедрением автоматизации, искусственного интеллекта, оцифровки результатов труда каждого сотрудника), неудобств и неуверенности в своих способностях справиться в новой системе. Для преодоления этой сложности необходимо обеспечить положительную коммуникацию, обучение сотрудников новым методам работы и участие их в процессе постоянного улучшения в целом, в том числе, в процесса принятия решений, как эти улучшения, в какой период наилучшим образом реализовывать.
- Делайте, но без дополнительных ресурсов. И в глобальном масштабе изменений, и в части мелких улучшений. Например, следует провести субботник, помыть оборудования в рамках текущего плана производства; следует разработать качественное техническое задание на автоматизацию, коммуницировать с подрядчиком, выполняя в полном объеме все текущие задачи. Внедрение улучшений процессов требует выделения ресурсов, таких как финансы, время и техническое обеспечение. Недостаток ресурсов может вызвать задержки или неполное внедрение улучшений, что приведет к неудовлетворительным результатам. Необходимо провести анализ затрат и определить, какие ресурсы требуются для успешного улучшения процессов. Необходимо внедрять мероприятия по предоставлению дополнительных ресурсов вместе с мероприятиями по реализации постоянных улучшений.
- Отсутствие поддержки руководства. Без активной поддержки руководства, улучшение процессов может оказаться затруднительным. Обычно не достаточно объявить о важном проекте на собрании руководителей, а далее надеяться, что мероприятия будут реализовываться с должной степенью скорости, мотивации и отчетности. Рекомендуем руководителям выражать постоянную поддержку и заинтересованность. Они должны быть готовы к координации и поддержке изменений на всех уровнях предприятия.
- Отсутствие мониторинга и контроля. Постоянное улучшение хоть и процесс, который может быть реализован четко по алгоритму, охватывает анализ рисков, валидацию изменений, согласование с заинтересованными сторонами. Но и, как каждый процесс, он подлежит оценке в запланированные точки контроля с целью принятия управленческих решений, насколько постоянное улучшение действительно улучшение, как воспринимается изменение персоналом, как проходит согласование с партнерами и так далее. Отсутствие такой системы может привести к не только к невозможности оценить результаты улучшений, но и к несвоевременной корректировке подходов. Необходимо разработать систему метрик и отслеживать их реализацию.
- Перенос постоянного улучшения. Другой аспект ресурсов относится к ситуации, когда есть желание выделить ресурсы на улучшение процессов, но не сейчас. По этой причине корректирующие мероприятия, запланированные к проведению, например, не могут быть выполнены в периоде текущего времени. Послушайте вопрос участницы обучения «Разработка и внедрение системы экологического менеджмента согласно ISO 14001» в сопровождении к данной статье.
Как доказать тогда реализацию процесса постоянного улучшения? Как подтвердить это аудиторам при проведении сертификационного аудита системы менеджмента?
Мы всегда отвечаем на такие вопросы так:
Доказать реализацию принципов постоянного улучшения – легкая история, когда по факту эти принципы реализуются. Во-первых, не все мероприятия по улучшению, назначенные, например, по результатам внутренних аудитов в текущем финансовом периоде, требуют финансовых ресурсов. Есть мероприятия, на которые по результатам анализа со стороны руководства выделены ресурсы на текущий период. С одной стороны, есть требование проводить улучшение «без неоправданных задержек, с другой стороны, пункт 6.1.2 стандарта ISO 14001 определяет технологические возможности, финансовые и функциональные требования, требования бизнеса в основе планирования.
Что можно показать аудитору? Статус выполнения запланированных мероприятий по улучшению по результатам прошлого года, запланированный срок реализации нового мероприятия, пусть даже в следующем календарном году, реализацию постоянного улучшения по принципу «делаем всё доступное и возможное, когда это целесообразно».
В заключение, постоянное улучшение процессов является обычным процессом менеджмента, который требует планирования, лидерства и сотрудничества всех участников. Значимость этого процесса подтверждена, как минимум, тем, что это требование включено во все стандарты на системы менеджмента ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001, ISO 22000 и так далее. Как максимум, постоянное улучшение позволяет каждой организации сохранять и подтверждать свой успех также на постоянной основе.
Подробнее о постоянном улучшении мы говорим на нашем обучении «Управление несоответствиями».
Академия ТМС РУС
akd@tms-cs.ru