Внутренний аудит СМК (системы менеджмента качества) – инструмент оценки процессов организации и системы в целом требованиям стандартов ISO 9001 и других соответствующих нормативных документов. Правильно организованный внутренний аудит помогает выявлять проблемные места, обеспечивает непрерывное улучшение системы менеджмента качества и повышает результативность и эффективность деятельности организации в целом. Только вот для большинства организаций все эти слова остаются лозунгами, только лишь теорией. А на практике всё сложно: сложно договориться о проведении внутреннего аудита СМК, а если договоришься, то сложно разобраться, о чем спрашивать, что аудитировать, как-бы итак всем всё понятно.
Для того чтобы провести внутренний аудит системы менеджмента качества с пользой и результатом, как это задумано в стандарте ISO 9001, необходимо каждый этап процесса выстроить таким образом, чтобы этот результат получить. Вот некоторые принципы, которые стоит учитывать при организации внутреннего аудита СМК:
- Планирование. Первостепенное внимание следует уделить тем процессам, подразделениям, областям, где уже есть несоответствия, которые доставляют проблем. Внутренний аудит СМК может помочь разобраться с тем, почему происходят несоответствия, учесть все взаимосвязи в последующих действиях по улучшениям.
- Подготовка. На этапе подготовки внутреннего аудита СМК особенно важно учесть обозначенный стандартом ISO 19011 риск-ориентированный подход. Для выбранного на аудит процесса или подразделения целесообразно спланировать на аудит:
- Приоритетные требования (=критерии аудита);
- Вопросы, которые помогут оценить готовность к нестандартным ситуациям («А что если не так?»), к несоответствиям;
- Многоуровневое интервью: беседы с руководителями и исполнителями.
Такой подход позволит уже в процессе реального аудита сконцентрироваться на главном.
- Проведение аудита. В ходе внутреннего аудита СМК следует правильно «отработать» подготовленный план аудита. На практике аудитор часто отступает от своих требований, не проявляет надлежащую настойчивость, так как аудитирует не свой процесс (соблюдается принцип независимости), встречается с потенциальными возражениями, отклонениями от темы аудита собеседников, которые не хотят получить замечания в результате аудита. На наших обучениях внутреннему аудиту СМК мы уделяем много внимания практике проведения интервью с целью получения всех свидетельств для проведения оценки соответствия.
Прослушайте фрагмент такой практики, где наш лектор-эксперт О.Колчина играет роль аудитируемого, а участница семинара Мария настойчиво выспрашивает о необходимости наличия точных показателей PH дистиллированной воды. Аудитор хоть и в игровой ситуации, но имеет возможность «прочувствовать» ситуацию реального аудита, когда нет детализированных знаний о применении дистиллированной воды, но свидетельства аудита необходимо оценить.
- Анализ и озвучивание результатов. После завершения аудита необходимо правильно проанализировать полученные результаты, обладать достаточной гибкостью при формировании выводов, иметь убедительные аргументы, чтобы согласовать выводы аудита с аудитируемыми. И, что самое главное, необходимо достичь согласие на устранение выявленных несоответствий, анализ причин и проведение последующих корректирующих действий.
Несмотря на то, что все внутренние аудиторы не любят писать отчеты по проведенным аудитам, отчетность не несет в себе никаких рисков. По своей сути отчет по внутреннему аудиту СМК – это документирование выводов, озвученных и согласованных на заключительном совещании результатов. Однако, последующий этап играет важную роль в том, чтобы внутренний аудит был результативным.
- Действия по результатам аудита. Большое внимание следует уделить последующему мониторингу и реализации всех мероприятий по улучшению. На наших обучениях мы оцениваем несоответствия, идентифицируем потенциальные причины несоответствий и назначаем последующие действия. Пример рассматриваемой ситуации приводим на картинке ниже.
Насколько правильно идентифицирована причина? Насколько результативные назначенные действия?
Аудитор не несет ответственности за эти процессы, однако именно для проведения последующих улучшений и проводится внутренний аудит СМК.
В качестве итогов: внутренний аудит системы менеджмента качества можно выстроить в каждой организации таким образом, чтобы он был полезным инструментом для улучшения. Проходите наши обучения по внутреннему аудиту, используйте лучшие практики для внедрения в вашей организации. А мы окажем всегда поддержку!
Академия ТМС РУС
akd@tms-cs.ru