Раз мы говорим о показателях KPI, значит, близится время завершения отчетного периода. Сейчас наступает тот самый удобный момент, когда есть возможность внедрить систему KPI, актуализировать существующие показатели KPI или даже вообще от этой практики менеджмента отказаться.
В этой статье мы ответим на самые популярные вопросы, поделимся с Вами некоторыми актуальными тенденциями и просто мыслями, чтобы Ваша система KPI была разумной и отвечала своему предназначению.
Начнем?
- Показатели KPI – не всегда благо, а также нет такого процесса, для которого система KPI работала бы с отличным результатом. Даже процесс продаж и персонал процесса могут быть очень успешными и замотивированными без показателей KPI. Как определяет система менеджмента качества, всё определяет контекст организации. То есть решение зависит от того, какой алгоритм процесса, какие участники, их ожидания и опыт, кто является пользователем процесса и так далее.
Что это означает на практике?
Тестируйте показатели KPI и систему в целом при внедрении, актуализируйте показатели.
Пример из опыта 2022
Производитель строительных материалов имел показатель KPI для процесса разработки новой продукции- вывод на рынок не менее 3 единиц новой продукции ежегодно. В 2022 году этот показатель стал неактуальным, так как акцент должен был быть смещен на соблюдение плановых сроков разработки. Система KPI не была вовремя изменена, не были использованы возможности рынка в первые 6 месяцев.
- Достижимость и объективность показателей KPI – это приоритет. В любом другом случае востребованных сотрудников необъективная и нереалистичная система оценки демотивирует, они покидают компанию, а неамбициозных сотрудников такие показатели KPI делают равнодушными и приводят к бездействию даже в тех ситуациях, когда процесс можно поправить.
Что это означает на практике?
Следует разделять между проектами на улучшение и их показателями, и классическими показателями KPI текущих процессов. Классические показатели – это данные текущего процесса, при выполнении требований к которому, они получаются, как говорят, «автоматически». Звучит сложно, на самом деле, все очень просто. Рассмотрим далее на примерах.
Примеры
Примеры классических показателей:
– выполнение плана производства / закупок / сервисных работ и пр.;
– выполнение программы производственного контроля;
– отсутствие длительных простоев оборудования более ХХ минут/часов и т.д.
Рассмотрим на первом примере.
Что выглядит немного странным в этой таблице показателей, целевых результатов и мероприятий? Это то, что в таблице приведены не новые, а «классические» ежедневные и регулярные действия, который осуществляет ответственный руководитель для своей деятельности. Нет надобности повторять мероприятия, повторять ответственных лиц за мероприятия, очень сложно установить какой-либо срок выполнения. Всё это верно, абсолютно подходит к показателям KPI в классическом понимании. Это – показатели, за которыми мы следим в рамках ежедневной деятельности, чтобы немного «подруливать» или замечать тенденции, когда необходимо экстренное вмешательство.
И совсем по-другому звучат мероприятия на примере далее, изучаем:
Здесь речь о новых мероприятиях, которые ранее не реализовывались. Компания планирует улучшения (в том числе, изменения целевого показателя KPI в лучшую сторону), для этого планирует эксперименты с новыми действиями. Эти действия, предполагается, должны дать результат, что будет оценено через достижение указанных нормированных значений. Эта практика названа в стандартах ISO «цели», может также называться как «проекты по улучшению».
- Мотивация и показатели KPI
Сразу оговоримся, что вопрос мотивации по результатам достигнутых KPI неоднозначный. Логический вариант – это подход, когда:
- за «классические» показатели процесса (наш пример 1 в статье), которые не требуют разработки новых решений нет специального поощрения. Фактически – получение заработной платы и есть мотивация за то, чтобы соблюдать установленные правила.
- за «прорывные» показатели KPI (наш пример 2) целесообразно внедрять различные системы мотивации, так как они поощряют реализацию улучшений, а значит экономию ресурсов, улучшение имиджа производителя, экологичность, более высокую прибыль и так далее.
Примеры
Мы рассмотрели «книжный» вариант, а на практике может потребоваться и будет очень результативным внедрение систем мотивации и за то, что выполняется стандартная работа. Например, система мотивации может поощрять поддержку и актуализацию системы менеджмента качества по выявленным несоответствиям. На аудите ISO 9001 мы увидели работающую практику лайков и дизлайков за своевременное выполнение назначенных мероприятий.
Очень подробно о разнице, нюансах постановке KPI мы говорим на нашем обучении по целеполаганию.
- Показатели KPI не должны улучшаться в обязательном порядке из года в год.
Как мы рассмотрели на примерах выше, показатели часто характеризуют стандартный ход процесса. Текущие результаты, включая % ошибок, отступлений могут быть подходящими долгое время для процесса, не подлежать изменению. Улучшение требуется в тех процессах и для тех показателей, где текущая ситуация не отвечает условиях рынка, стратегии компании и пр.
Пример
Очень часто на практике мы сталкиваемся с примером, когда компания обязует руководителей каждого подразделения ставить себе цели/задачи/показатели на год. Это может быть неправильной практикой, особенно для масштабных улучшений, на которые должны быть выделены ресурсы и время руководителя.
Мы очень много говорим об этом на наших обучениях и рады отметить, что участники наших обучений часто по итогам отмечают необходимость улучшения в постановке показателей KPI. Пример участника обучения программы «Директор по качеству» приводим ниже:
Мы надеемся, что наша статья поможет улучшить подходы к постановке и оценке показателей KPI в организациях. Более подробные ответы на все вопросы, взаимосвязи системы KPI и процессов организации можно получить на наших обучениях:
– Требования и практика внедрения системы менеджмента качества ISO 9001;
Записывайтесь к нам на обучение, чтобы реализовать правильные и работающие решения.
Академия ТМС РУС
info@tms-cs.ru