Система показателей — это набор метрик и индикаторов, которые помогают организацией оценивать эффективность и результативность ее деятельности в целом или отдельных процессов, проектов, сотрудников. Она позволяет принимать обоснованные решения и оптимизировать процессы, систему управления в целом.
То, что система показателей необходима и полезна, не вызывает сомнений, наши заказчики задают большое количество вопросов по построению такой системы.
Однако, именно структурированную систему показателей, учитывающей потребности и изменения в организации, на практике также редко встретишь.
Рассмотрим / повторим в данной статье основные этапы создания системы:
- Определение целей организации, их каскадирование
Система показателей должна основываться на целях организации. Тенденция, отклонения от достижения целей- приоритетные направления, которые следует держать в поле зрения, используя метрики. Глобальные цели каскадируются до соответствующих процессов или задач, которые должны быть выполнены для достижения глобальной цели.
Частая ошибка на практике: Выбор типовых целей организации, которые не всегда актуальны и подходят каждой компании. Например, часто в цели включаются увеличение продаж, расширение сортимента выпускаемой/продаваемой продукции, развитие новых рынков или социальных сетей, повышение эффективности бизнес-процессов.
- Выбор ключевых показателей эффективности (KPI)
Цели устанавливаются детально и четко, через измеримые метрики, соответствующие целям. Метрики могут быть как количественные, так и качественные.
Частая ошибка на практике: Многие компании в системе показателей ставят измеримость приоритетней самой цели. Например, компания вводит показатель «затраты на обучение», чтобы оценивать развитие и обеспеченность компетентными сотрудниками.
- Разработка методики сбора и обработки данных
Выбранные для системы показателей метрики должны легко считаться. Необходимо понимать, что затраты на сбор информации по показателю должны быть минимальными. Целью является не сложный подсчет цифр, а объективная информация, которую можно легко получать для анализа. Разработка методики сбора и обработки данных определяет ответственность, способ, периодичность сбора информации, способ документирования.
- Разработка подходов к последующим действиям
Система показателей также должна быть связана с инструментами улучшения.
Частая ошибка на практике: сбор информации по показателю без коммуникации, осуществления последующих действий при отклонениях.
Всегда помним о том, что важно не само измерение, а система для принятия правильных управленческих решений.
В качестве итогов: система показателей является полезным инструментом управления. Она позволяет устанавливать четкие цели, обеспечивать прозрачность процессов и повышать общую продуктивность. Важно не только правильно разработать систему показателей, но и быть готовым ее на регулярной основе изменять.
Академия ТМС РУС
Akd@tms-cs.ru