С документацией всегда задачки, первоначально задача создать правильные регламенты, далее их внедрить и потом проводить актуализацию документации на регулярной основе.
Разберем в данной статье процедуру актуализации и частые вопросы из практики: кто, когда и как должен пересматривать документы.
Предназначение документации системы менеджмента – это:
- регламентировать процессы организации;
- подтверждать выполнение процессов.
Подтверждающие документы (их называют в системе менеджмента «записи») пересмотру обычно не подлежат, актуализация документации проводится для регламентов.
Почему пересматривать регламенты?
Первое преимущество пересмотра документации заключается в обеспечении актуальности информации. С течением времени требования и условия меняются, изменяется организационная структура компании, появляются новое оборудование, технологии и методологии. Пересмотр документации позволяет обновить материалы, учесть изменения и внести необходимые корректировки.
Кроме того, актуализация документации способствует повышению читабельности и понятности материалов. Часто документация может быть написана общими фразами или, наоборот, сложным языком, который при создании документа был понятен сотрудникам, но сложен для изучения новым персоналом. Пересмотр документации позволяет пересмотреть и уточнить формулировки, сделать материалы более простыми и доступными.
Еще одним преимуществом актуализации документации является обнаружение и исправление ошибок. В процессе пересмотра могут быть выявлены ошибки в описании процессов, которые не соответствуют действующей практике. Актуализация документации позволяет выявить такие ошибки и сделать необходимые исправления.
Кто должен осуществлять актуализацию документации?
Внесение изменений в документацию проводит, как и разработку документации, тот сотрудник, которые обладает необходимой компетентностью, а также участвует в описываемом процессе или несет ответственность за него. Это, однако, не означает, что идея актуализации документации должна исходить исключительно от разработчика. Заявку или предложение на внесение изменения в документ может сделать каждый сотрудник. Рассмотрение целесообразности, непосредственно сам пересмотр документа осуществляет разработчик. Конечно, можно поручить актуализацию документации и сторонним экспертам, которые сравнят действующие регламенты с текущей ситуацией и нормативными требованиями, внесут необходимые изменения. Такое поручение связано с необходимостью привлечения ресурсов на актуализацию, но, безусловно, не «освободит» ответственного за процесс полностью от участия в актуализации.
Когда проводить актуализацию документации?
Этот вопрос самый «болезненный». Пересмотр документации – это дополнительная работа, на которую, как обычно, не хватает ресурсов. Тем не менее, исходя из описанной выше логики, следует проводить оценку необходимости и актуализацию документации в следующих случаях:
- при изменениях во внутренних процессах: изменении должностей сотрудников, их ответственности и полномочий, изменении алгоритма процессов, оборудования, порядка коммуникации и отчетности и др.;
- при изменении во внешнем контексте, например, изменениях нормативно-правовых актов;
- в результате принятых решений, например, направленных на идентифицированные риски и возможности, на устранение причин несоответствий;
- в плановом порядке. Срок плановой актуализации документации обычно составляет 1 год для новых регламентов, 3 года – для других процедурных документов. Плановый пересмотр документации фактически означает его вычитывание и оценку актуальности. Он может привести к внесению изменений или оставить регламент в действующей редакции.
Таким образом, документ с датой утверждения более 3-х лет назад не является ошибкой. Но некоторые требования систем менеджмента, клиенты, аудиторы определяют необходимость ведение свидетельств, что пересмотр состоялся, не привел к изменению документа. По этой причине могут появляться вот такие отметки, как на нашей картинке:
Как правильно проводить пересмотр документации?
Вот несколько рекомендаций:
- Планирование: определите цели и область пересмотра документации. Укажите, какие материалы требуют обновления или изменений;
- Тщательное чтение: прочитайте документацию внимательно, обратите внимание на непонятные или устаревшие моменты;
- Оценка актуальности: проверьте, соответствуют ли материалы текущим требованиям и стандартам. Следует уделить внимание и актуальности ссылок в документе. Постарайтесь, насколько это возможно и целесообразно, не включать указания на версии, года издания внутренних или внешних нормативных документов. Это поможет избежать необходимости актуализации документации только по причине неверной цифры версии или года;
- Проверка на последовательность и согласованность: убедитесь, что информация в документации логична и согласована с другими документами-регламентами;
- Создание проекта документа с изменениями, согласование изменений с необходимым кругом участников.
И еще один важный момент: результатов актуализации документации может стать решение об ее отмене. Мы в каждом обучении, например, по управлению процессами, по управлению несоответствиями говорим о том, что создание документов системы менеджмента – не должно быть распространенным решением по улучшению процессов.
Документы поддерживают процессы, но не являются единственным основанием для результативной и эффективной деятельности. Улучшайте в первую очередь процессы!
Академия ТМС РУС
info@tms-cs.ru