Рабочие инструкции представляют собой документ, который содержит основные указания и требования по выполнению определенного рабочего процесса или задания. Они играют важную роль в организации труда, помогают обеспечить результат, эффективность и безопасность процесса, поэтому наличие рабочих инструкций – частое требований и стандартов на системы менеджмента, и требование клиентов.
Зачем это нужно?
Основная цель рабочих инструкций – обеспечить единообразие выполнения работы сотрудниками, снизить вероятность ошибок и несчастных случаев, повысить качество выполняемых задач, обеспечить воспроизводимость процессов. Нам часто задают вопрос: зачем нужны рабочие инструкции, если есть, например, должностные?
Или есть инструкции по эксплуатации оборудования?
На самом деле ни должностная инструкция, ни инструкция по эксплуатации оборудования не заменяют рабочие инструкции. Рабочие инструкции намного более детальны, чем должностные; содержат адаптированную информацию о порядке осуществления процесса, об ответственности и взаимодействиях в рамках выполнения деятельности (этого нет в инструкциях об эксплуатациях). Ну а то, что рабочие инструкции необходимы, можно легко понять по различного рода вывескам и указаниям.
Что включить в содержание инструкции?
Создание эффективной рабочей инструкции – это не очень простая задача. Сразу отметим, что рабочие инструкции обладают не только практической, но и юридической значимостью. Они могут быть основой для урегулирования правовых отношений между работодателем и работником, а также помогают защитить интересы организации в случае возникновения конфликтов или споров. Поэтому важно, чтобы рабочие инструкции соответствовали требованиям законодательства.
Чтобы рабочие инструкции были работающими, следует учитывать при их разработке хорошо зарекомендовавшие себя практики:
- Указывать цель рабочей инструкции и производственной операции. Всегда помним о том, что осознанное выполнение работы – это снижение преднамеренных ошибок;
- Описывать необходимые действия максимально просто, сопровождать картинками. Это помогает понять и запомнить действия. Инструкции должны быть составлены таким образом, чтобы их мог понять и выполнить любой сотрудник, независимо от уровня квалификации;
- Регламентировать операции в требуемой последовательности, указывать на точки контроля, коммуникации, точки ведения производственной документации, правила безопасности;
- Регламентировать порядок действий при отклонениях процесса либо определять контакты для экстренной коммуникации в случае отклонений.
Чтобы рабочие инструкции были более эффективными, их следует регулярно обновлять и совершенствовать с учетом обратной связи от работников и опыта выполнения задач.
Непосредственное обучение сотрудников работе с рабочими инструкциями также играет важную роль. И для работающей практики лучше не использовать самообучение, а проводить мини-тренинги с целью дать объяснения сотрудникам по поводу содержания инструкций, продемонстрировать способы выполнения задач и предоставить возможность задать вопросы для лучшего понимания. Некоторые компании используют тесты по рабочим инструкциям, результаты которых позволяют оценить способность сотрудника работать самостоятельно, без наставника.
Внедряйте рабочие инструкции в практику, они хорошо поддерживают сотрудников при выполнении операций!
Академия ТМС РУС
akd@tms-cs.ru