Процедура управления изменениями в организации – это структурированный подход, который используется для обеспечения того, чтобы изменения были реализованы плавно и успешно достигли своих целей. Эта процедура реализуется в тот момент, когда изменения в обязательном порядке предстоят или рассматриваются в компании. Если изменения произошли, изменили процессы, то такой процедуру называют управлением отклонениями.
Глобально процедура реализуется в несколько этапов:
- Инициация изменений
На данном этапе реализуются задачи:
- Идентификация необходимости изменений. Определение проблем или возможностей, которые требуют изменений. Это может включать анализ текущих процессов, показателей результативности и эффективности, обратной связи от сотрудников или клиентов.
- Создание команды по управлению изменениями. Формирование группы ответственных лиц, которые будут руководить процессом изменений. В эту команду могут входить не только руководители подразделений, но и специалисты по направлениям, другие заинтересованные стороны.
- Планирование изменений
Основной этап процедуры управления изменениями, который охватывает постановку четких и измеримых целей изменений, которые организация стремится достичь; анализ потребностей, ожиданий и любых воздействий на заинтересованные стороны; разработку плана управления изменениями, включающего этапы, временные рамки, ресурсы, бюджет и критерии успеха. Данный этап связан и предполагает проведение масштабной оценки рисков изменений.
- Осуществление изменений
На этом этапе реализуются мероприятия с этапа планирования. Для выполнения всех мероприятий в срок, обеспечения поддержки персоналом организации этап внедрения изменений сопровождается информационными мероприятиями по коммуникации всем заинтересованным сторонам о предстоящих изменениях, их целях, преимуществах и ожидаемых результатах. Также реализуется обучение сотрудников новым процессам, технологиям и обязанностям.
- Мониторинг и верификация изменений
Для обеспечения результативности процедуры управления изменения осуществляется наблюдение за всеми этапами, используются показатели для измерения успеха. При необходимости, вносятся корректировки, если изменения не приносят ожидаемых результатов или сталкиваются с непредвиденными препятствиями.
Этап завершается проведением итоговой оценки для определения, достигнуты ли поставленные цели и какие уроки можно извлечь для будущих изменений.
Основные принципы успешного управления изменениями:
- Прозрачность: Четкая и своевременная коммуникация со всеми участниками.
- Вовлеченность: Активное привлечение сотрудников и заинтересованных сторон на всех этапах.
- Гибкость: Способность адаптироваться к возникшим сложностям и менять планы по мере необходимости.
- Поддержка высшего руководства.
Эти этапы и принципы помогают организациям эффективно осуществлять управление изменениями, минимизируя риски и негативные результаты для процессов организации.
Академия ТМС РУС
akd@tms-cs.ru